Kỹ năng tổ chức tại nơi làm việc
Nơi làm việc có tổ chức có rất nhiều nhân viên thành công, những người lập kế hoạch và quản lý hiệu quả ngày làm việc và nhiệm vụ của mình để đạt được năng suất và hiệu quả tối đa. Những chuyên gia có tổ chức có thể tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức hiệu quả và năng suất với các tổ chức kém hiệu quả và hỗn loạn. Đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng tìm kiếm những nhân viên có thể sắp xếp thời gian hiệu quả.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về các kỹ năng tổ chức tại nơi làm việc và cách cải thiện kỹ năng của bạn.
>> Trách nhiệm tại nơi làm việc
Kỹ năng tổ chức là gì?
- Một định nghĩa phổ biến về kỹ năng tổ chức nêu rằng đây là tập hợp các kỹ năng mềm được sử dụng để hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ và theo dõi thông tin. Kỹ năng tổ chức là sự kết hợp của các năng lực được sử dụng để lập kế hoạch, ưu tiên và hoàn thành các trách nhiệm ngắn hạn và dài hạn của bạn.
- Quản lý thành công một ngày làm việc bận rộn đòi hỏi các kỹ năng tổ chức mạnh mẽ để đảm bảo năng suất được tối đa hóa, đáp ứng thời hạn, phối hợp các nguồn lực và giải quyết các vấn đề.
Tại sao các kỹ năng tổ chức lại quan trọng đối với các nhà tuyển dụng?
- Kỹ năng tổ chức là một kỹ năng mềm được săn đón. Như đã lưu ý, các nhà tuyển dụng yêu cầu các ứng viên có thể sắp xếp thời gian hiệu quả để hoàn thành đầu ra theo yêu cầu trong khi vẫn chú ý đến các chi tiết. Nhà tuyển dụng nào lại không muốn tìm hiểu thêm về một ứng viên như vậy?
- Nhân viên có kỹ năng tổ chức tuyệt vời có thể giành được sự ưu ái của nhà tuyển dụng với kết quả kịp thời và đáng tin cậy. Họ có thể giảm bớt những tác nhân gây căng thẳng đồng nghĩa với sự thiếu tổ chức. Bằng cách trở nên hiệu quả hơn, những nhân viên có tổ chức có thể cải thiện lợi nhuận của tổ chức.
- Mặt khác, nơi làm việc thiếu tổ chức có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp. Nơi làm việc thiếu tổ chức được đặc trưng bởi những nhân viên bị căng thẳng, kém hiệu quả, không năng suất và không hoàn thành đúng hạn.
- Tổ chức cũng là yếu tố tối quan trọng trong một thế giới công việc luôn thay đổi. Từ các mô hình kinh doanh mới đến tái cấu trúc, sự gián đoạn công nghệ đến những cách làm việc mới, lực lượng lao động cần được tổ chức để nắm bắt thành công sự thay đổi.
- Việc tổ chức không phải là tùy chọn, ngay cả khi một số chuyên gia giỏi hơn những người khác.
Ví dụ về kỹ năng tổ chức
Những nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên có "kỹ năng tổ chức mạnh mẽ" thường tìm kiếm những nhân viên có kỹ năng mềm cụ thể. Nếu bạn quyết tâm cải thiện các kỹ năng tổ chức của mình, thì điều quan trọng là phải tập trung nỗ lực vào việc phát triển các kỹ năng tổ chức quan trọng sau:Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là một kỹ năng tổ chức cơ bản. Đó là về việc sử dụng thời gian có sẵn của bạn để tối đa hóa hiệu suất và năng suất làm việc. Những người có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ cố tình lập kế hoạch cho thời gian của mình. Họ ưu tiên các nhiệm vụ và trách nhiệm, sau đó lên lịch cho tuần của mình để đảm bảo họ phân bổ đủ thời gian để hoàn thành công việc đúng tiến độ. Bằng cách dành đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ bớt căng thẳng hơn và hoàn thành công việc chất lượng cao hơn.Một ví dụ là đặt mục tiêu hàng ngày và hàng tuần để theo dõi kết quả đầu ra của bạn. Thay vì trì hoãn, các mục tiêu của bạn giúp xác định điều gì cấp bách và quan trọng nhất, sau đó tạo ra và duy trì các thời hạn thực tế.
Chú ý đến từng chi tiết
- Chú ý đến từng chi tiết là một kỹ năng tổ chức liên quan đến sự cẩn thận của bạn để hoàn thành các nhiệm vụ, hoạt động và dự án một cách chính xác. Tầm quan trọng của nó đặc biệt rõ ràng trong một số công việc, chẳng hạn như bác sĩ phẫu thuật hoặc phi công, nhưng tác động tiêu cực của lỗi và sự giám sát lại lan rộng trong tất cả các tổ chức.
- Việc chú ý đến từng chi tiết kém trong công việc góp phần làm giảm năng suất và chất lượng công việc. Ngược lại, chú ý đến chi tiết tốt sẽ mang lại độ chính xác và kỹ lưỡng cao trong công việc của bạn. Nhiệm vụ được hoàn thành chính xác ngay từ lần đầu tiên. Với việc lỗi và sai sót có thể gây tốn kém cho một tổ chức như thế nào, những nhân viên chú ý đến chi tiết là những tài sản có giá trị.
Ra quyết định
- Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt là một kỹ năng tổ chức thiết yếu khác. Những nhân viên có tổ chức thường là những người có tư duy phản biện mạnh mẽ, đưa ra quyết định dựa trên thông tin và phân tích hợp lý. Họ khám phá vấn đề sau đó xác định một cách hợp lý giải pháp tốt nhất.
- Điều này cho phép họ sắp xếp khối lượng công việc và theo dõi tiến độ hoàn thành.
Giao tiếp
- Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng tổ chức quan trọng cho phép bạn chia sẻ và tiếp nhận thông tin nhanh chóng và chính xác tại nơi làm việc. Những người giao tiếp mạnh mẽ và có tổ chức sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đáng tin cậy cho đồng nghiệp và các bên liên quan của họ.
- Việc sắp xếp và truyền đạt suy nghĩ của bạn một cách mạch lạc sẽ tránh được sự nhầm lẫn và đảm bảo thông điệp của bạn được hiểu. Điều này đảm bảo rằng khi mọi thứ được sắp xếp, chúng sẽ luôn được sắp xếp.
Kỹ năng giao tiếp
Tương tự như vậy, kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ rất quan trọng đối với những cá nhân có tổ chức tốt vì chúng cho phép bạn tương tác tốt với người khác và giữ cho mọi người biết tất cả thông tin cần thiết. Chúng cho phép bạn giao tiếp và cộng tác tốt với đồng nghiệp, đồng thời xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực, điều này rất cần thiết cho một nơi làm việc có tổ chức và thành công.Ủy thác
- Ủy thác liên quan đến việc chuyển giao các nhiệm vụ và hoạt động công việc từ người này sang người khác. Nó không chỉ giới hạn ở các nhà quản lý vì có tổ chức nghĩa là bạn biết khi nào mình quá sức. Vào thời điểm đó, một nhân viên có tổ chức sẽ liên hệ với một đồng nghiệp phù hợp để được hỗ trợ để đảm bảo các nhiệm vụ vẫn được hoàn thành đúng hạn.
- Những người ủy thác giỏi sẽ giao đúng nhiệm vụ cho đúng người. Họ cung cấp phản hồi và hướng dẫn phù hợp, đồng thời ghi nhận và khen ngợi những đồng nghiệp đảm nhận công việc và hoàn thành công việc.
Tổ chức vật lý
- Một không gian làm việc và hệ thống lưu trữ gọn gàng và ngăn nắp là một kỹ năng tổ chức quan trọng khác. Bất kể công việc của bạn là gì, bạn sẽ phải lưu trữ tài liệu và hồ sơ. Có một hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả để lưu trữ các tài liệu như vậy cho phép bạn nhanh chóng và có trật tự tìm đúng thông tin khi cần.
- Không gian làm việc vật lý được sắp xếp hợp lý cũng có thể cải thiện tư duy của bạn bằng cách tạo ra một môi trường làm việc thoải mái.
Cách cải thiện kỹ năng tổ chức
- Để cải thiện kỹ năng tổ chức tại nơi làm việc, trước tiên hãy cân nhắc xem bạn muốn phát triển những kỹ năng nào. Ví dụ, bạn có muốn cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình không? Hay khả năng phân công công việc của bạn là một vấn đề lớn hơn?
- Đặt mục tiêu cho từng kỹ năng bạn cần xây dựng, xác định các cơ hội đào tạo và phân bổ thời gian một cách có ý thức để hoàn thành chúng. Ví dụ, Hays Learning là nền tảng học tập trực tuyến của chúng tôi bao gồm các kỹ năng kỹ thuật, kỹ thuật số và kỹ năng mềm. Với Hays Learning, bạn có thể truy cập vào nhiều khóa học trực tuyến miễn phí, bao gồm cả kỹ năng tổ chức.
- Tận dụng tối đa các nguồn lực có sẵn để hỗ trợ bạn, chẳng hạn như lịch, cảnh báo điện tử và đồ dùng văn phòng. Các nguồn lực như danh sách việc cần làm hàng tuần sẽ giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả.
- Ngoài ra, hãy cân nhắc tham gia các nhiệm vụ giúp bạn có được kinh nghiệm cần thiết để phát triển các kỹ năng tổ chức của mình. Nhà tuyển dụng của bạn sẽ được hưởng lợi từ sự phát triển của bạn, vì vậy hãy ghi nhớ điều đó nếu bạn tìm kiếm thêm sự hướng dẫn, phản hồi hoặc trách nhiệm.
A/c xem thêm :
⇒ Bảng báo giá dịch vụ kế toán tại hà nội
⇒ Dịch vụ thành lập công ty tại hoàng mai
⇒ Chứng từ cần thiết khi lập biên bản cấn trừ công nợ
Kỹ năng tổ chức giúp bạn đạt được thành công
Trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, việc biết cách tổ chức bản thân thành công tại nơi làm việc là rất quan trọng. Bằng cách trở thành một nhân viên có tổ chức tốt, bạn sẽ hoàn thành mô tả công việc của mình đúng thời hạn, không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ cụ thể nào và giá trị của bạn đối với người sử dụng lao động sẽ tăng lên. Với các kỹ năng tổ chức tuyệt vời, bạn sẽ luôn đạt được kết quả mong muốn, tăng năng suất và có cảm giác hoàn thành công việc tốt hơn.Điều đó lý tưởng cho sự thành công của bạn – và của tổ chức bạn.
