Mẹo tối ưu hóa quản lý thời gian tại nơi làm việc
“Tôi rất bận”, luôn là câu nói phổ biến tại nơi làm việc, nhưng với nguồn lực liên tục bị căng thẳng, nhân viên phải xoay xở với danh sách việc cần làm ngày càng dài và áp lực tăng năng suất ngày càng tăng.
Nhưng năng suất có đồng nghĩa với nhiều giờ làm việc hơn tại bàn làm việc hay bạn có thể quản lý tốt hơn căng thẳng tại nơi làm việc và cải thiện năng suất bằng cách tiếp cận mà chúng ta đều đã nghe nói đến: quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là gì?
- Theo cách diễn đạt đơn giản nhất, quản lý thời gian là quá trình cố ý phân bổ thời gian hiệu quả. Nó bao gồm việc chủ động ưu tiên các nhiệm vụ và trách nhiệm, sau đó lên lịch cho tuần để đảm bảo dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng nhất. Bằng cách lập kế hoạch hiệu quả về cách sử dụng từng ngày, bạn có thể quản lý tốt hơn những phiền nhiễu xảy ra.
- Quản lý thời gian hiệu quả cho phép chúng ta xác định một cách khôn ngoan cách sử dụng giờ làm việc của mình - và tập trung vào các nhiệm vụ đảm bảo sự tập trung của chúng ta. Quản lý thời gian kém có thể khiến nhân viên bị quá tải với khối lượng công việc của họ và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ có thể bị ảnh hưởng.
Tham khảo thêm: Tại sao làm việc nhóm lại quan trọng
Quản lý thời gian tốt trông như thế nào
Có ba thành phần chính phát triển các kỹ năng quản lý thời gian tốt:- 1. Ưu tiên
- 2. Chặn thời gian
- 3. Cam kết, nhưng linh hoạt khi ưu tiên thay đổi
1. Ưu tiên, nhiệm vụ nào là cấp bách và quan trọng nhất
Về nguyên tắc, quản lý thời gian hiệu quả không khó - nhưng có thể khó cam kết và biến nó thành một phần trong thói quen của bạn. Miễn là bạn dành ra một khoảng thời gian nhỏ mỗi tuần để ưu tiên và lên lịch cho danh sách việc cần làm, các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả có thể trở thành một trong những điểm mạnh chính của bạn.Chủ động chứ không phải phản ứng: Những người thiếu thời gian thường có một điểm chung: thay vì phân bổ lượng thời gian phù hợp cho các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo chúng được hoàn thành theo tiêu chuẩn chất lượng, họ dành cả ngày trong tư duy phản ứng, đáp ứng mọi yêu cầu được đưa ra.
Nếu điều này nghe quen thuộc, thì đã đến lúc chuyển trọng tâm. Thay vì phải dành thời gian dập tắt các đám cháy hàng ngày, hãy tập trung vào bức tranh toàn cảnh. Viết ra các đầu ra của bạn trước khi ngày hoặc tuần bắt đầu và ưu tiên tùy thuộc vào tầm quan trọng của từng nhiệm vụ.
Nhiệm vụ nào thực sự cấp bách và quan trọng? Hãy dành một chút thời gian để suy ngẫm về giá trị mà các mục trong danh sách của bạn mang lại cho nhóm hoặc tổ chức rộng lớn hơn của bạn và liệu điều đó có phù hợp với tính cấp bách đi kèm với nó hay không. Một số nhiệm vụ có thể cấp bách vì chúng có thời hạn rõ ràng, nhưng chúng có thể không quan trọng đối với tổ chức. Thông thường, những nhiệm vụ không quan trọng này là những nhiệm vụ tạo ra nhiều "tiếng ồn" nhất, nhưng cuối cùng lại không mang lại nhiều giá trị. Những nhiệm vụ này nên được hoãn lại hoặc giao phó. Nếu những đồng nghiệp khác yêu cầu, hãy hỏi xem có thể gia hạn thời hạn hay không.
Đồng thời, trong khi một số nhiệm vụ quan trọng có thể không cấp bách, nhưng việc không giải quyết chúng theo thời gian sẽ dẫn đến kết quả tiêu cực cho bản thân, nhóm hoặc tổ chức của bạn. Do đó, chúng phải được ưu tiên hàng đầu.
Một phương trình đơn giản là - nếu nhiệm vụ vừa cấp bách vừa thiết yếu, hãy ưu tiên nhiệm vụ đó. Nếu không đáp ứng được cả hai yêu cầu, có thể để lại cho đến khi hoàn thành các nhiệm vụ có trọng tâm cao hơn.
Để biết thêm về cách xác định và ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tính cấp bách và tầm quan trọng, Ma trận Eisenhower đã vượt qua thử thách của thời gian.
Trước khi tiếp tục, bạn cũng có thể tham khảo các mục tiêu của vai trò để nhắc nhở bản thân về các mục tiêu chiến lược mà bạn đã cam kết đạt được. Khi lên lịch cho mỗi tuần, hãy đảm bảo bạn phân bổ đủ thời gian để đạt được các mục tiêu này.
2. Chặn thời gian trong tuần của bạn
Sau khi bạn đã phân loại các nhiệm vụ được ưu tiên, hãy lập kế hoạch. Chặn nửa giờ vào cuối hoặc đầu mỗi tuần - tùy thuộc vào cách nào hiệu quả nhất với bạn - để lên lịch cho danh sách nhiệm vụ được ưu tiên của bạn trong tuần tới.Điều này không đơn giản như ghi lại danh sách việc cần làm nhanh chóng cho mỗi ngày. Để quản lý thời gian thành công, bạn cần loại bỏ những thứ gây mất tập trung và chỉ định một khoảng thời gian cho từng dự án - chỉ cần đảm bảo bạn đặt ra khung thời gian thực tế. Nếu bạn không chắc chắn một nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, tốt hơn là ước tính quá cao thay vì ước tính quá thấp.
Lên kế hoạch cho những điều bất ngờ: Rất dễ bị phân tâm bởi một luồng email liên tục đổ về hộp thư đến của bạn. Đó là lý do tại sao những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ phân bổ thời gian trong lịch trình hàng ngày của họ để kiểm tra email, thay vì bị cám dỗ kiểm tra sau mỗi thông báo. Nếu bạn đã thử chặn thời gian theo cách này trước đây và vẫn thấy mình bị phân tâm, hãy tắt thông báo khi làm các nhiệm vụ khác. Nếu một nhiệm vụ thực sự cần bạn chú ý ngay lập tức, người yêu cầu sẽ tìm cách liên hệ với bạn. Nếu không, việc bỏ qua hộp thư đến trong một khoảng thời gian sẽ giúp bạn duy trì lịch trình và năng suất cao.
Bất kỳ email nào không liên quan và mất nhiều thời gian hơn thời gian được phân bổ để trả lời đều phải được thêm vào danh sách các nhiệm vụ mà bạn sẽ lên lịch trong phiên lập kế hoạch hàng tuần tiếp theo. Đừng thay đổi lịch trình chỉ để đổ mồ hôi vì những việc nhỏ nhặt.
Tuy nhiên, khi các nhiệm vụ ưu tiên cao bất ngờ và không thể tránh khỏi đến với bạn, bạn có thể cần thay đổi kế hoạch của mình.
Tránh các cuộc họp không cần thiết: Dù thích hay ghét chúng, các cuộc họp là một thành phần cơ bản của thế giới công việc nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần lấp đầy lịch của mình bằng chúng. Trước khi chấp nhận mỗi lời mời họp, hãy cân nhắc xem cuộc họp đó có liên quan như thế nào đến bạn. Yêu cầu người tổ chức gửi cho bạn chương trình nghị sự. Nếu ý kiến đóng góp của bạn không quan trọng đối với chính cuộc họp, năng suất của bạn sẽ được cải thiện bằng cách phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tương tự như vậy, nếu bạn tham dự một cuộc họp định kỳ mà liên tục không đạt được nhiều giá trị đối với các mục tiêu lớn hơn của mình, hãy trao đổi với người tổ chức cuộc họp về các đặt chỗ của bạn và liệu cuộc họp đó có thể được xem xét lại hay không.
Khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất? Điều quan trọng cần nhớ là tất cả chúng ta đều làm việc tốt nhất vào những thời điểm khác nhau trong ngày. Hãy nghĩ về thời điểm bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhất và lập lịch trình phù hợp. Bất cứ khi nào mức năng lượng của bạn ở mức cao nhất, hãy dành thời gian này cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. Đổi lại, hãy dành thời gian kém hiệu quả hơn cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn.
3. Cam kết với kế hoạch của bạn – nhưng hãy linh hoạt khi các ưu tiên thay đổi
Giống như bất kỳ thói quen nào, trước tiên bạn cần nỗ lực cam kết với các kế hoạch quản lý thời gian mới của mình. Trung bình, có thể mất hai tháng để hình thành thói quen mới, vì vậy hãy cố gắng kiên trì cho đến khi nó trở thành thói quen.Các ưu tiên cần phải có khả năng thích ứng – một nhiệm vụ có thể trở nên quan trọng hoặc cấp bách hơn tại bất kỳ thời điểm nào, đó là lý do tại sao những người quản lý thời gian hiệu quả vẫn đủ linh hoạt để thay đổi lịch trình của họ nếu cần.
A/c xem thêm các chủ đề:
⇒ dịch vụ kế toán tại gia lâm
⇒ dịch vụ làm lại sổ sách kế toán tại thủ đức
⇒ Dịch vụ thành lập công ty tại hà nội
