Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa là một bước không thể thiếu để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Biên bản này không chỉ là chứng từ pháp lý chứng minh việc chuyển giao hàng hóa mà còn giúp hạn chế những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, để biên bản phát huy tối đa hiệu quả, các bên cần chú ý đến những lưu ý quan trọng khi lập biên bản giao nhận hàng hóa.
Trước hết, thông tin về bên giao và bên nhận phải được ghi rõ ràng, bao gồm tên công ty, địa chỉ, và người đại diện. Tiếp theo, cần nêu chi tiết thông tin về hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng và đơn giá. Biên bản cũng nên được lập ngay sau khi hàng hóa được giao nhận, thay vì chờ đến khi lập hóa đơn. Cuối cùng, cả hai bên cần ký xác nhận vào biên bản và giữ một bản sao để làm căn cứ chứng minh trong trường hợp có tranh chấp. Thực hiện đúng những lưu ý này sẽ giúp quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ và minh bạch hơn.
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
1.1 Định nghĩa và quy định về giao hàng cũng như nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa (hay còn gọi là biên bản bàn giao hàng hóa) là tài liệu xác nhận rằng việc giao nhận hàng hóa đã diễn ra đúng theo thực tế. Trong đó, bên bán đã tiến hành giao hàng cho bên mua, và bên mua đã nhận đầy đủ hàng hóa như đã thỏa thuận trước đó. Theo Điều 34 của Luật Thương mại 2005, các quy định về giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa được nêu rõ như sau:Ngoài ra, Điều 56 của Luật Thương mại 2005 cũng quy định về nghĩa vụ nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:“Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa
Bên bán phải giao hàng và chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các điều khoản khác trong hợp đồng.
Trong trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ phải giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này.”
“Điều 56. Nhận hàng
Bên mua có trách nhiệm nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để hỗ trợ bên bán trong việc giao hàng.”
1.2 Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán có những đặc điểm nổi bật như sau:- Biên bản cần được lập ngay sau khi việc giao hàng hoàn tất, không chờ đến khi lập hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng.
- Khi bên giao hàng đã bàn giao đủ số lượng hàng hóa theo thỏa thuận, bên mua sẽ tiến hành kiểm tra và ký xác nhận vào biên bản.
- Biên bản phải chứa đầy đủ thông tin của cả bên mua và bên bán, bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, và người đại diện, cùng với thông tin chi tiết về hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng và ngày tháng giao hàng.
- Biên bản giao nhận hàng hóa thường được đính kèm với phiếu xuất kho (ở bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (ở bên nhận hàng).
2. Nội dung cần có trong biên bản bàn giao hàng hóa
Hiện tại, pháp luật chưa quy định một cách chi tiết về việc lập biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để giảm thiểu khả năng phát sinh tranh chấp, nội dung của biên bản cần đảm bảo các điểm sau:- Tên của đơn vị hoặc doanh nghiệp bán hàng.
- Ngày tháng năm diễn ra việc giao nhận hàng hóa.
- Thông tin bên giao hàng: Cần có đầy đủ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, tên người đại diện và chức vụ.
- Thông tin bên nhận hàng: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, tên người đại diện và chức vụ.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: Như mã hàng, chủng loại, số lượng và đơn giá.
- Chữ ký và dấu xác nhận của các bên liên quan.
Cách thức trình bày biên bản giao nhận hàng hóa
- Ở bên trái của biên bản là tên công ty, trong khi bên phải sẽ hiển thị quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Ngay dưới tên công ty và quốc hiệu, tiêu ngữ, cần có dòng chữ “BIÊN BẢN giao nhận HÀNG HÓA” được căn giữa.
- Biên bản cần dựa trên hợp đồng mua bán hàng hóa và thỏa thuận đã đạt được.
- Ngày tháng năm lập biên bản cần được ghi rõ.
- Cần bao gồm thông tin cá nhân của người giao hàng và người nhận hàng.
- Cung cấp thông tin về hàng hóa được giao nhận.
- Cuối cùng, có chữ ký xác nhận, tên đầy đủ và có thể đóng dấu của các bên.
- Biên bản giao nhận hàng hóa nên được lập ít nhất thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ chứng minh trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
3. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến hiện nay
3.1. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào về mẫu biên bản bàn giao hàng hóa. Tuy nhiên, bạn có thể tự lập một biên bản phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình để tạo thuận lợi.
Link download: biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản
3.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
Link download: biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
3.3. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Link download: biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
- Quản lý các loại hàng hóa: Bao gồm tách biệt nhập kho hàng mua, nhập thành phẩm từ sản xuất/lắp ráp/tháo dỡ, xuất bán hàng, xuất từ sản xuất/lắp ráp/tháo dỡ, xuất kho kèm theo vận chuyển nội bộ, xuất kho gửi bán đại lý, và xuất chuyển kho nội bộ.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Hỗ trợ nhiều phương pháp như bình quân cuối kỳ, bình quân tức thời, nhập trước xuất trước, thực tế đích danh, và tự động tính giá xuất theo từng phương pháp đã chọn.
- Quản lý hàng hóa theo nhiều đặc điểm: Theo dõi hàng hóa dựa trên các thuộc tính như màu sắc, kích thước, số máy, và số khung.
- Chính sách chiết khấu: Quản lý hàng hóa với chính sách chiết khấu cho những đơn hàng số lượng lớn, cũng như hỗ trợ nhiều đơn vị tính, tự động quy đổi khi nhập xuất kho theo đơn vị chuyển đổi để quản lý tồn kho hiệu quả.
Mời A/c tham khảo thêm chủ đề:
⇒ những hành vi trốn thuế phổ biến và cách thức phát hiện
⇒ những lưu ý khi đăng ký tạm ngừng kinh doanh
⇒ Các hình thức tạm nhập tái xuất hàng hóa
