Mẫu công văn đề nghị thanh toán mới nhất

Công văn đề nghị thanh toán là một văn bản hành chính/doanh nghiệp quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp và là căn cứ pháp lý để bên có nghĩa vụ thực hiện việc chi trả theo thỏa thuận đã ký kết.

1. Công Văn Đề Nghị Thanh Toán Là Gì?

Công văn đề nghị thanh toán (thường được gọi là Giấy đề nghị thanh toán hoặc Đề nghị thanh toán công nợ/hợp đồng) là văn bản do bên Bán (nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa) gửi cho bên Mua (khách hàng, đối tác) nhằm mục đích:

• Yêu cầu thanh toán các khoản tiền còn lại của hợp đồng sau khi đã hoàn thành công việc hoặc bàn giao hàng hóa.

• Thanh toán công nợ dựa trên các hóa đơn đã xuất.

• Hoàn ứng các chi phí đã phát sinh trong quá trình thực hiện công việc (trường hợp nội bộ).

Văn bản này đóng vai trò là cơ sở để bộ phận Kế toán và Ban lãnh đạo của bên nhận đề nghị xem xét, đối chiếu với hợp đồng và thực hiện lệnh chi tiền.

2. Các Nội Dung Bắt Buộc Phải Có

Một công văn đề nghị thanh toán chuẩn cần phải có đầy đủ các thông tin sau để đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng:

1. Thông tin hành chính: Tên đơn vị gửi, tên đơn vị nhận, địa danh, ngày tháng lập công văn, số công văn (nếu có).

2. Tiêu đề: Phải ghi rõ ràng mục đích, ví dụ: "CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN HỢP ĐỒNG SỐ..."

3. Căn cứ pháp lý: Phải dẫn chiếu (ghi rõ) số và ngày của các tài liệu liên quan, bao gồm:

   • Hợp đồng kinh tế (hoặc Thỏa thuận) đã ký.

   • Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý (xác nhận công việc đã hoàn thành).

   • Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã xuất.

4. Giá trị đề nghị thanh toán: Ghi rõ số tiền cụ thể bằng số và bằng chữ. Cần tách bạch tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã thanh toán (nếu có), và giá trị đề nghị thanh toán đợt này.

5. Thông tin tài khoản: Đơn vị thụ hưởng, số tài khoản, tên ngân hàng và chi nhánh.

6. Danh mục chứng từ kèm theo: Liệt kê chi tiết các tài liệu được đính kèm để bên nhận có cơ sở đối chiếu (Biên bản nghiệm thu, Hóa đơn gốc, v.v.).

7. Chữ ký và con dấu: Phải có chữ ký của người lập (hoặc Kế toán trưởng) và chữ ký của người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng Giám đốc) kèm theo con dấu của công ty (nếu là công văn gửi bên ngoài).

3. Mẫu Công Văn Đề Nghị Thanh Toán Chuẩn

Dưới đây là mẫu công văn đề nghị thanh toán phổ biến nhất áp dụng cho trường hợp thanh toán công nợ theo hợp đồng kinh tế:

[TÊN CƠ QUAN/CÔNG TY GỬI] [ĐỊA CHỈ]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[Địa danh], ngày ... tháng ... năm ... Số: [Số công văn]/CV-ĐN

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN (V/v: Đề nghị thanh toán Hợp đồng số [Số hợp đồng] về [Tên dịch vụ/hàng hóa])

Kính gửi: [Tên Cơ quan/Công ty/Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán]

• Địa chỉ: [Địa chỉ Công ty nhận]

• Mã số thuế: [Mã số thuế Công ty nhận]

Lời đầu tiên, Công ty [Tên Công ty Gửi] xin gửi lời chào trân trọng và lời chúc hợp tác tốt đẹp nhất đến Quý Công ty.

Thực hiện Hợp đồng kinh tế/Thỏa thuận cung cấp dịch vụ số [Số hợp đồng] ký ngày [Ngày ký] giữa Công ty [Tên Công ty Gửi] và Quý Công ty về việc [Tóm tắt nội dung hợp đồng].

Tính đến thời điểm hiện tại, Công ty chúng tôi đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ và trách nhiệm được quy định trong Hợp đồng/Phụ lục Hợp đồng, cụ thể:

1. Đã hoàn thành bàn giao [Tên hàng hóa/dịch vụ] theo Biên bản nghiệm thu/Thanh lý Hợp đồng số [Số biên bản] ngày [Ngày nghiệm thu].

2. Đã xuất Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) số [Số hóa đơn] ngày [Ngày xuất HĐ].

Căn cứ theo Điều [Số Điều] - Điều khoản Thanh toán của Hợp đồng đã ký kết, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty tiến hành thanh toán khoản tiền sau:

STT	Nội dung thanh toán	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
I	Tổng giá trị Hợp đồng (Đã bao gồm VAT)	Lần	1		[Tổng giá trị Hợp đồng]
II	Giá trị đã thanh toán (Nếu có)	Lần	1		[Tổng giá trị đã thanh toán]
III	GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN ĐỢT NÀY (I - II)	Lần	1		[Số tiền còn lại] VNĐ

Số tiền bằng chữ: [Viết đầy đủ số tiền bằng chữ, ví dụ: Chín mươi lăm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn]

Chúng tôi đề nghị Quý Công ty thanh toán số tiền trên vào tài khoản của chúng tôi như sau:

• Đơn vị thụ hưởng: [Tên Công ty Gửi]

• Mã số thuế: [Mã số thuế Công ty Gửi]

• Số Tài khoản: [Số tài khoản]

• Tại Ngân hàng: [Tên Ngân hàng] - Chi nhánh: [Chi nhánh Ngân hàng]

Các chứng từ kèm theo công văn này:

1. Bản sao Hợp đồng kinh tế/Thỏa thuận số [Số hợp đồng].

2. Bản sao Biên bản nghiệm thu/Biên bản thanh lý Hợp đồng/Phụ lục Hợp đồng.

3. Bản gốc Hóa đơn GTGT số [Số hóa đơn] ngày [Ngày xuất HĐ].

4. [Liệt kê các chứng từ khác, nếu có].

Rất mong nhận được sự hợp tác và giải quyết thanh toán kịp thời từ Quý Công ty.

Xin trân trọng cảm ơn!

NGƯỜI LẬP CÔNG VĂN	KẾ TOÁN TRƯỞNG	THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
[Ký, ghi rõ họ tên]	[Ký, ghi rõ họ tên]	[Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu]
		DẤU CÔNG TY

Link download: Mẫu công văn đề nghị thanh toán

4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Công Văn

1. Độ chính xác tuyệt đối: Kiểm tra lại tất cả các con số, đặc biệt là Số Hợp đồng, Số Hóa đơn, Ngày tháng và Số tài khoản. Sai sót về số liệu có thể khiến công văn bị từ chối và kéo dài thời gian thanh toán.

2. Kèm theo chứng từ gốc: Luôn đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc hoặc bản sao có công chứng (Hóa đơn, Biên bản nghiệm thu...) để làm căn cứ. Công văn mà không có chứng từ kèm theo sẽ không được bộ phận Kế toán của bên nhận chấp nhận.

3. Thời hạn thanh toán: Nếu Hợp đồng có quy định thời hạn thanh toán cụ thể (ví dụ: trong vòng 7 ngày kể từ ngày nghiệm thu), bạn nên nhấn mạnh điều này trong công văn để thúc đẩy quá trình xử lý.

4. Ngôn ngữ trang trọng: Sử dụng văn phong hành chính, trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.

Tóm lại, việc lập công văn đề nghị thanh toán cần sự cẩn thận và tuân thủ các quy định về hình thức văn bản hành chính để đảm bảo công ty bạn được thanh toán đúng hạn và đầy đủ.

Anh chị xem thêm:
⇒ hợp đồng xây dựng nhà xưởng
​⇒ Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán
​⇒ mẫu hợp đồng sở hữu chung tài sản
​⇒ quyết định giải thể của đại hội đồng cổ đông

Các bài viết liên quan