Phiếu đề nghị nhập kho mới nhất

Trong hoạt động quản lý vật tư và hàng hóa của doanh nghiệp, có hai loại chứng từ thường xuyên bị nhầm lẫn là Phiếu Đề nghị Nhập kho và Phiếu Nhập kho. Việc hiểu rõ mục đích, hình thức và cơ sở pháp lý của từng loại phiếu là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ kế toán.

Bài viết này sẽ làm rõ sự khác biệt, đồng thời cung cấp các mẫu văn bản phổ biến nhất hiện nay.

I. Phân Biệt "Phiếu Đề Nghị Nhập Kho" và "Phiếu Nhập Kho"

Đặc điểm	Phiếu Đề nghị Nhập kho (Đề xuất)	Phiếu Nhập kho (Mẫu 01-VT)
Bản chất	Văn bản mang tính chất Nội bộ	Chứng từ Kế toán bắt buộc
Mục đích	Xin phê duyệt, chấp thuận việc mua sắm, đặt hàng hoặc tiếp nhận hàng hóa từ một bộ phận khác.	Ghi nhận thực tế số lượng hàng hóa, vật tư đã nhập vào kho. Là cơ sở để thủ kho ghi sổ và kế toán hạch toán.
Thời điểm lập	Lập trước khi vật tư, hàng hóa được đưa vào kho.	Lập sau khi hàng hóa đã được kiểm nhận và đưa vào kho.
Người ký duyệt	Người đề nghị (Bộ phận sử dụng), Trưởng phòng, Ban Lãnh đạo/Giám đốc.	Thủ kho, Người giao hàng, Kế toán trưởng, Giám đốc.
Cơ sở pháp lý	Quy chế, quy định nội bộ của doanh nghiệp.	Thông tư của Bộ Tài chính (TT 200/2014/TT-BTC hoặc TT 133/2016/TT-BTC).

II. Mẫu Phiếu Đề Nghị Nhập Kho (Văn bản Đề xuất Mua hàng)

Phiếu Đề nghị Nhập kho thực chất là văn bản đề xuất hoặc yêu cầu nội bộ, thường được gọi là Giấy Đề nghị Mua hàng/Vật tư hoặc Đề xuất Nhập kho. Mục đích của mẫu này là để các bộ phận chức năng (như phòng sản xuất, kinh doanh) yêu cầu phòng mua hàng (hoặc ban lãnh đạo) phê duyệt việc mua sắm.

2.1. Cấu trúc cơ bản của một Giấy Đề nghị Mua hàng/Nhập kho

STT	Nội dung	Mục đích
1	Thông tin đơn vị	Tên công ty, Bộ phận đề nghị, Số/Ký hiệu phiếu.
2	Lý do/Mục đích	Nêu rõ lý do cần mua sắm (sản xuất, bán hàng, sửa chữa...).
3	Chi tiết Vật tư	Tên vật tư, Mã hàng (nếu có), Đơn vị tính, Số lượng cần mua/nhập.
4	Dự kiến Đơn giá	Ước tính đơn giá (để Ban lãnh đạo duyệt ngân sách).
5	Thời gian cần	Ngày/thời điểm dự kiến cần có hàng trong kho.
6	Chữ ký phê duyệt	Chữ ký của Người đề nghị, Trưởng bộ phận và Lãnh đạo duyệt chi.

2.2. Mẫu tham khảo: Giấy Đề nghị Mua hàng

TÊN CÔNG TY	GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO (MUA HÀNG)
Bộ phận đề nghị:................	Số:.........../ĐN-NK

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty/Phòng Kế toán/Phòng Mua hàng

Bộ phận [Tên bộ phận] đề nghị mua sắm và nhập kho các mặt hàng/vật tư theo chi tiết dưới đây để phục vụ cho [Nêu rõ mục đích: sản xuất, dự án, bổ sung hàng tồn kho...].

STT	Tên vật tư, hàng hóa	Mã số	Đơn vị tính	Số lượng đề nghị	Đơn giá dự kiến (VNĐ)	Thành tiền dự kiến (VNĐ)	Ghi chú/Yêu cầu kỹ thuật
1
2
3
TỔNG CỘNG					Tổng số tiền

Thời hạn cần hàng: [Ngày/Tháng/Năm] Nguồn kinh phí: [Ngân sách dự án/Ngân sách thường xuyên/...]

..., ngày... tháng... năm...

Người lập Phiếu	Trưởng bộ phận đề nghị	Phòng Kế toán	Phòng Mua hàng	DUYỆT CỦA BAN GIÁM ĐỐC
(Ký & Ghi rõ họ tên)	(Ký & Ghi rõ họ tên)	(Ký & Ghi rõ họ tên)	(Ký & Ghi rõ họ tên)	(Ký & Đóng dấu)

III. Mẫu Phiếu Nhập Kho Chính Thức (Mẫu số 01 - VT)

Đây là mẫu chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

3.1. Phiếu Nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Phiếu nhập kho này được sử dụng rộng rãi cho hầu hết các doanh nghiệp.

Đơn vị: [Tên công ty]	PHIẾU NHẬP KHO	Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ: ......................	Ngày .... tháng .... năm ....	Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC
Mã số thuế: ......................	Số: ............ Quyển số: ............

• Họ và tên người giao hàng: ....................................................................

• Theo [Tên chứng từ kèm theo: Hóa đơn/Phiếu xuất kho...], số: ...... ngày ..... tháng ..... năm .....

• Nhập tại kho (Tên kho): .................................................................... Địa điểm: ....................................................................

STT	Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa	Mã số	Đơn vị tính	Số lượng theo chứng từ	Số lượng thực nhập	Đơn giá	Thành tiền	Ghi chú
A	B	C	D	1	2	3	4 = 2 x 3	E
1
2
3
	Cộng:

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): .................................................................... Số chứng từ gốc kèm theo: ....................................................................

	NGƯỜI LẬP PHIẾU	NGƯỜI GIAO HÀNG	THỦ KHO	KẾ TOÁN TRƯỞNG	GIÁM ĐỐC
Họ và tên
Chữ ký
Ngày

3.2. Lưu ý về tính "Mới nhất"

Về cơ bản, mẫu Phiếu Nhập kho (Mẫu 01 - VT) không có sự thay đổi lớn từ khi các Thông tư Kế toán được ban hành.

• Doanh nghiệp Đặc thù (như xây lắp, nông nghiệp, bảo hiểm, chứng khoán) có thể sử dụng các mẫu đặc thù khác, hoặc xây dựng mẫu nội bộ trên cơ sở đáp ứng đủ các chỉ tiêu của mẫu chuẩn.

• Các Thông tư hiện hành vẫn đang là Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo Phiếu Nhập kho có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định là hợp lệ.

  Link download: Phiếu đề nghị nhập kho

IV. Quy trình Lưu chuyển Phiếu Đề nghị và Phiếu Nhập kho

Một quy trình nhập kho chuẩn thường diễn ra qua các bước sau:

1. Đề nghị (Phiếu Đề nghị/Giấy Đề nghị Mua hàng): Bộ phận A phát hiện thiếu hàng hóa/vật tư và lập Giấy Đề nghị Mua hàng gửi lên Lãnh đạo.

2. Phê duyệt: Ban Lãnh đạo/Người được ủy quyền ký duyệt Giấy Đề nghị.

3. Mua hàng: Bộ phận Mua hàng tiến hành đặt mua hàng.

4. Kiểm nhận và Nhập kho (Phiếu Nhập kho Mẫu 01-VT):

   • Hàng hóa về đến kho, Thủ kho và Người giao hàng cùng tiến hành kiểm đếm.

   • Thủ kho lập Phiếu Nhập kho (Mẫu 01-VT) thành nhiều liên (thường là 3 liên).

   • Người lập, Người giao hàng và Thủ kho ký vào phiếu.

   • Kế toán nhận Phiếu Nhập kho để kiểm tra, ký duyệt, sau đó Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt cuối cùng.

5. Hạch toán: Kế toán căn cứ vào Phiếu Nhập kho đã duyệt và Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) để hạch toán tăng tài sản, vật tư hàng hóa.

Tóm lại: Để có được chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp cần sử dụng Phiếu Nhập kho (Mẫu 01-VT) theo đúng quy định của Bộ Tài chính, đồng thời xây dựng Phiếu Đề nghị Nhập kho (Giấy Đề nghị Mua hàng) nội bộ để kiểm soát và phê duyệt chi tiêu trước khi phát sinh nghiệp vụ.

Anh chị tham khảo thêm:
⇒ phiếu xuất kho bằng Word
​⇒ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa
​⇒ hợp đồng ủy quyền bán nhà ở
​⇒ dịch vụ thay đổi địa chỉ tại thanh trì

Các bài viết liên quan