Giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho mới nhất
Giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho là văn bản hành chính quan trọng, do bộ phận quản lý tài sản hoặc kho lập ra để trình lên Ban Lãnh đạo xem xét và phê duyệt việc xử lý các mặt hàng không còn khả năng lưu thông, sử dụng hoặc đã lỗi thời. Việc này giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, giải phóng không gian kho bãi, và tối ưu hóa chi phí quản lý.
Dưới đây là cấu trúc và mẫu đề nghị thanh lý hàng tồn kho chi tiết và chuẩn xác nhất.
I. Vai Trò và Mục Đích của Giấy Đề Nghị Thanh Lý
Giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho đóng vai trò là cơ sở khởi động cho toàn bộ quy trình xử lý hàng tồn đọng. Mục đích chính bao gồm:
-
Chính thức hóa đề xuất: Đảm bảo việc thanh lý được thực hiện dựa trên quyết định có thẩm quyền của cấp quản lý, tránh việc tự ý xử lý hàng hóa.
-
Cung cấp thông tin: Trình bày chi tiết về chủng loại, số lượng, giá trị và tình trạng cụ thể của hàng hóa cần thanh lý.
-
Hợp thức hóa hồ sơ kế toán: Là một trong những chứng từ gốc để làm căn cứ cho việc ghi nhận tổn thất, xuất hóa đơn (nếu bán), hoặc lập biên bản hủy (nếu tiêu hủy) theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
II. Mẫu Giấy Đề Nghị Thanh Lý Hàng Tồn Kho (Tham Khảo)
|
Tên Đơn vị/Công ty |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|---|---|
|
Địa chỉ: .............................. |
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
|
MST: ................................... |
............, ngày ...... tháng ...... năm ...... |
GIẤY ĐỀ NGHỊ (V/v Thanh lý hàng tồn kho)
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty/Tổng Giám đốc [Tên Công ty]
Tên đơn vị/Phòng ban đề nghị: .................................................................................... Trưởng phòng: ..............................................................................................................
Căn cứ vào tình hình thực tế về chất lượng và số lượng hàng hóa còn tồn đọng trong kho ................................................................................................................................... Căn cứ Quy chế quản lý tài sản và hàng tồn kho của Công ty [Tên Công ty] (Nếu có);
Nay đơn vị (phòng) .................................................................... kính đề nghị Ban Giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt việc tiến hành thanh lý số hàng hóa tồn kho, cụ thể như sau:
1. Thông tin chi tiết hàng hóa đề nghị thanh lý
|
STT |
Tên hàng hóa/Mã hàng |
Đơn vị tính |
Số lượng tồn kho |
Tình trạng/Chất lượng |
Lý do đề nghị thanh lý |
Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
... |
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng |
|
|
|
|
|
|
-
(Kèm theo Bảng kê chi tiết hàng tồn kho cần thanh lý có xác nhận của Thủ kho và Kế toán kho)
2. Lý do và Đề xuất Phương án Thanh lý
Lý do thanh lý chung: ......................................................................................................................................... (Ví dụ: Hàng hóa đã hết hạn sử dụng/hư hỏng không thể bán; Lỗi thời, không còn nhu cầu sử dụng; Giá trị thị trường quá thấp không đủ bù đắp chi phí bảo quản.)
Đề xuất phương án xử lý (Dự kiến):
-
[ ] Bán giảm giá (Thanh lý)
-
[ ] Hủy bỏ (Tiêu hủy)
-
[ ] Chuyển đổi mục đích sử dụng (Chuyển thành phế liệu/tài sản khác)
Mục đích: Kính đề nghị Công ty nhanh chóng tiến hành các thủ tục thanh lý số hàng hóa nêu trên để:
-
Thu hồi vốn/giảm thiểu tổn thất.
-
Giải phóng mặt bằng kho bãi.
-
Cải thiện chất lượng báo cáo tồn kho của Công ty.
Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
|
Người lập đề nghị |
Phòng Kế toán (Duyệt số liệu) |
Ý kiến Ban Lãnh đạo |
|---|---|---|
|
([Ký, ghi rõ họ tên]) |
([Ký, ghi rõ họ tên]) |
([Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên]) |
Link download: Giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho
III. Hướng Dẫn Lập và Trình Ký Giấy Đề Nghị
1. Phần Thông tin chung
-
Số: Nên ghi số văn bản theo hệ thống quản lý công văn nội bộ của công ty (Ví dụ: ĐN-TL-2025/001).
-
Ngày, tháng, năm: Ghi ngày lập văn bản.
-
Kính gửi: Ghi chính xác tên và chức danh người/bộ phận có thẩm quyền cao nhất quyết định (Ví dụ: Ban Giám đốc Công ty TNHH A).
2. Phần Căn cứ và Nội dung
-
Căn cứ: Chỉ cần ghi tóm tắt "Căn cứ tình hình thực tế hàng tồn kho" hoặc các quy định nội bộ liên quan.
-
Bảng kê hàng hóa: Đây là phần quan trọng nhất. Cần mô tả rõ ràng, cụ thể tình trạng của hàng hóa (Ví dụ: "Hộp bị móp, không đủ điều kiện bán", "Hết hạn sử dụng ngày 30/12/2024", "Lỗi mốt, không thể tiêu thụ").
3. Quy trình sau khi Giấy đề nghị được duyệt
Sau khi Ban Lãnh đạo phê duyệt Giấy đề nghị, quy trình thanh lý sẽ tiếp tục như sau:
-
Thành lập Hội đồng: Công ty ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý (gồm Kế toán trưởng, Thủ kho, Quản lý liên quan).
-
Lập Biên bản Kiểm kê: Hội đồng kiểm tra thực tế, lập Biên bản xác định tình trạng hàng tồn kho (Biên bản kiểm kê).
-
Thực hiện xử lý: Tiến hành thanh lý theo phương án đã duyệt (bán, hủy, chuyển đổi).
-
Lập Biên bản Thanh lý/Hủy: Hoàn tất hồ sơ bằng Biên bản Thanh lý/Biên bản Hủy hàng hóa và các chứng từ liên quan để làm cơ sở ghi giảm hàng tồn kho trên sổ sách kế toán.
Lưu ý: Việc hủy hàng hóa do hết hạn, hư hỏng... cần phải có đầy đủ hồ sơ (Quyết định hủy, Biên bản hủy) để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định hiện hành.
Anh chị tham khảo thêm:
⇒ công văn đề nghị thanh toán
⇒ phiếu thu 2025 mới nhất
⇒ quyết đinh tạm ngưng kinh doanh công ty cổ phần
⇒ dịch vụ thay đổi địa chỉ tại thường tín
