Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số 05 - VT
Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số 05 - VT: Vai trò và Hướng dẫn lập chi tiết
Mẫu số 05 - VT là biểu mẫu bắt buộc và quan trọng trong công tác quản lý tài sản, vật tư của doanh nghiệp. Biên bản này giúp ghi nhận tình hình thực tế về số lượng, chất lượng hàng hóa, từ đó làm căn cứ xử lý chênh lệch giữa thực tế và sổ sách kế toán.
Mẫu 05 - VT được ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
I. Mục đích và Ý nghĩa của Biên bản kiểm kê Mẫu số 05 - VT
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05 - VT) được lập ra với các mục đích chính sau:
-
Xác định tính chính xác: Đối chiếu số liệu vật tư, hàng hóa thực tế có tại kho với số liệu ghi trên sổ sách kế toán tại một thời điểm nhất định.
-
Đánh giá chất lượng: Ghi nhận tình trạng (còn mới, hư hỏng, kém phẩm chất, v.v.) của vật tư, làm cơ sở đề xuất phương án xử lý (thanh lý, giảm giá, sửa chữa).
-
Làm căn cứ pháp lý: Là chứng từ kế toán quan trọng để điều chỉnh số liệu sổ sách, hạch toán các khoản thừa/thiếu, quy trách nhiệm và đề xuất biện pháp chấn chỉnh công tác quản lý.
-
Kiểm soát nội bộ: Giúp đơn vị kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập, xuất, tồn kho, ngăn ngừa thất thoát hoặc lãng phí tài sản.
II. Hướng dẫn chi tiết cách lập Biên bản kiểm kê (Mẫu 05 - VT)
Biên bản kiểm kê được lập thành 02 bản: một bản giao cho phòng kế toán lưu, một bản giao cho thủ kho/bộ phận quản lý tài sản lưu giữ.
1. Phần thông tin hành chính
-
Đơn vị/Bộ phận: Ghi rõ tên công ty, đơn vị trực tiếp thực hiện kiểm kê và bộ phận có kho vật tư, hàng hóa được kiểm kê (ví dụ: Công ty TNHH X, Bộ phận Kho A).
-
Ngày/tháng/năm: Ghi rõ thời điểm lập biên bản và thời điểm kiểm kê (thường là cuối kỳ kế toán, cuối năm hoặc khi có sự thay đổi về người quản lý).
-
Lý do kiểm kê: Ghi rõ mục đích kiểm kê (ví dụ: Kiểm kê định kỳ cuối năm, Kiểm kê đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc, Bàn giao trách nhiệm quản lý).
2. Phần Thành phần Ban kiểm kê
Ban kiểm kê phải được thành lập theo quyết định của Thủ trưởng đơn vị. Thành phần Ban kiểm kê thông thường gồm:
-
Trưởng Ban: Thường là đại diện lãnh đạo, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền (ghi rõ chức vụ và họ tên).
-
Các thành viên:
-
Thủ kho (hoặc người trực tiếp quản lý vật tư, hàng hóa).
-
Đại diện phòng Kỹ thuật hoặc phòng Quản lý chất lượng (để đánh giá chất lượng sản phẩm).
-
Nhân viên kế toán theo dõi vật tư (người cung cấp số liệu sổ sách).
-
3. Phần Bảng kê kết quả kiểm kê chi tiết
Đây là phần quan trọng nhất, nơi ghi lại kết quả thực tế.
|
Cột |
Tên cột |
Hướng dẫn ghi |
|---|---|---|
|
(1) |
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư... |
Ghi đầy đủ tên, loại, quy cách, kích cỡ của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. |
|
(2) |
Mã số |
Ghi mã số danh điểm hoặc mã kho của vật tư theo quy định của doanh nghiệp. |
|
(3) |
Đơn vị tính |
Ghi đơn vị tính của vật tư (cái, mét, kg, lít, hộp...). |
|
(4) |
Số lượng theo sổ kế toán |
Ghi số liệu tồn kho theo Sổ chi tiết Vật liệu, Công cụ, Sản phẩm, Hàng hóa tại thời điểm kiểm kê. |
|
(5) |
Số lượng thực tế kiểm kê |
Ghi số lượng thực tế đếm được, cân, đo, đong được tại kho. |
|
(6) |
Chênh lệch (Thừa (+) Thiếu (-)) |
Tính toán chênh lệch: Cột (5) - Cột (4). Nếu thực tế lớn hơn sổ sách là Thừa (+); nếu thực tế nhỏ hơn sổ sách là Thiếu (-). |
|
(7) |
Ghi chú |
Ghi tình trạng của vật tư (ví dụ: Hàng còn nguyên đai nguyên kiện, Bị móp méo, Kém phẩm chất 30%, Hàng chờ xử lý, v.v.). |
4. Phần Kết luận và Ký xác nhận
-
Kết luận: Ghi rõ tổng số chênh lệch về số lượng, giá trị (nếu có) và kết luận sơ bộ về nguyên nhân.
-
Kiến nghị: Đề xuất hướng xử lý cụ thể đối với số hàng hóa thừa/thiếu, hoặc hàng hóa kém phẩm chất (ví dụ: Nhập kho bổ sung số thừa, Lập biên bản xử lý bồi thường số thiếu...).
-
Ký xác nhận: Các thành viên Ban kiểm kê, Kế toán trưởng, và Thủ trưởng đơn vị ký và ghi rõ họ tên để chịu trách nhiệm về số liệu kiểm kê.
III. Mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 - VT)
Anh chị xem thêm:
⇒ mẫu hợp đồng sửa chữa nhà ở
⇒ mã ngành 4530
⇒ khôi phục mã số thuế bị đóng
⇒ học kế toán tổng hợp 1 kèm 1 ở long biên
Link download: Mẫu số 05 - VT
